Kiểm soát chi phí là một khía cạnh quan trọng trong lĩnh vực xây dựng. Nếu không thực hiện một cách hiệu quả, dự án xây dựng có thể dễ dàng trở nên hỗn loạn và gây phát sinh các khoản kinh phí lớn. Dưới đây là các cách kiểm soát, chống phát sinh kinh phí lớn trong xây dựng và cách áp dụng chúng trong doanh nghiệp xây dựng của bạn.
I. Kiểm soát chi phí trong ngành xây dựng là gì?
Kiểm soát chi phí trong ngành xây dựng là một quá trình quan trọng, trong đó nhà quản lý phải theo dõi và kiểm soát các khoản chi tiêu liên quan đến lao động, vật liệu, các chi phí tổng cộng để đảm bảo rằng dự án được hoàn thành trong ngân sách dự kiến. Kiểm soát chi phí dựa vào việc đưa ra các ước tính hợp lý ban đầu và tiếp tục theo dõi, điều chỉnh trong suốt quá trình thực hiện dự án.
Nếu không thực hiện kiểm soát chi phí hiệu quả, dự án có thể nhanh chóng tiêu tốn toàn bộ ngân sách, gây thiệt hại cho doanh nghiệp xây dựng về mặt lợi nhuận hoặc thậm chí là gánh lỗ. Do đó, việc quản lý chi phí một cách cẩn thận là điều cần thiết cho bất kỳ doanh nghiệp xây dựng nào muốn đạt được thành công trong lĩnh vực này.
Xem thêm: Thủ tục xin cấp phép xây dựng tại TP HCM có khó không?
II. Cách kiểm soát, chống phát sinh kinh phí lớn trong xây dựng
Ít người trong ngành xây dựng có thể tự tin về kỹ năng kiểm soát chi phí, vì vậy nếu bạn cảm thấy thiếu hoặc yếu kỹ năng này, không cần lo lắng quá. Quản lý chi phí là một kỹ năng khó khăn, dưới đây là các cách kiểm soát, chống phát sinh kinh phí lớn trong xây dựng mà bạn có thể tham khảo:
1. Lập dự toán ngân sách cẩn thận và chi tiết
Đây là một trong những cách kiểm soát, chống phát sinh kinh phí lớn trong xây dựng hiệu quả. Tất cả các kỹ thuật kiểm soát chi phí đều dựa trên việc lập kế hoạch dự án một cách đúng đắn. Đảm bảo rằng dự toán chi phí và kế hoạch ngân sách của bạn được thực hiện kỹ lưỡng. Không nên bỏ qua bước quan trọng này của dự án, vì một dự toán không cẩn thận có thể dẫn đến rủi ro tăng chi phí sau này.
Hãy xem xét tổng số chi tiêu từ các dự án trước đây và đưa ra các ước tính thực tế về lao động, vật liệu, thiết bị, chi phí đầu tư, giấy phép và các khoản chi phí khác mà bạn dự kiến sẽ phải đối mặt.
2. Trao đổi thông tin liên tục và rõ ràng giữa các bộ phận
Khả năng giao tiếp hiệu quả trong tổ chức có thể giúp tiết kiệm nguồn lực và kiểm soát chi phí. Khi bạn và nhóm của bạn hiểu rõ nhiệm vụ cũng như thời gian cần thực hiện chúng, bạn có thể tránh các lãng phí không cần thiết.
Sử dụng hệ thống liên lạc hiệu quả để đảm bảo rằng thông tin chuyển đổi một cách mượt mà. Điều này có thể giúp bạn tối ưu hóa quản lý các tình huống khẩn cấp mà không gây tốn kém. Khuyến nghị các thành viên trong tổ chức sử dụng các ứng dụng liên lạc cố định trên thiết bị di động để đảm bảo sự đồng nhất trong truyền thông.
Một gợi ý quan trọng là chỉ định một số trách nhiệm liên lạc cho việc quản lý truyền thông nội bộ của bạn. Ví dụ, có thể quy định rằng công nhân cần báo cáo công việc họ đã hoàn thành vào cùng một thời điểm hàng ngày cho quản lý. Thông qua việc báo cáo thông tin thường xuyên về các nhiệm vụ quan trọng, bạn có thể đảm bảo rằng bạn luôn nắm bắt thông tin cần thiết liên quan đến chi phí dự án.
3. Thực hiện báo cáo hàng ngày và cập nhật liên tục
Quan trọng là đảm bảo rằng nhóm làm việc của bạn cung cấp báo cáo hàng ngày về tình hình tại công trường, cập nhật kế hoạch liên tục.
Thông qua việc này, bạn có cơ hội phát hiện sớm các vấn đề về chi phí hoặc sự cố trong tiến độ xây dựng, cho phép bạn thực hiện các biện pháp hành động để giảm thiểu tác động tiêu cực.
Việc theo dõi và báo cáo hàng ngày giúp tránh những bất ngờ không mong muốn khi kiểm tra lại ngân sách vào cuối dự án.
Lưu ý quan trọng: Bảo đảm rằng các báo cáo hàng ngày cung cấp đầy đủ thông tin chi tiết. Đôi khi, báo cáo hàng ngày chỉ chứa thông tin tổng quan về các hoạt động trong ngày. Để đảm bảo kiểm soát chi phí hiệu quả, các báo cáo này cần chi tiết hơn, chẳng hạn như các hoạt động cụ thể, sử dụng thiết bị, lượng nguyên vật liệu tiêu thụ, giờ làm việc và nhiều khía cạnh liên quan khác.
4. Chuẩn bị kế hoạch dự phòng đa dạng
Trong trường hợp xảy ra các vấn đề có thể ảnh hưởng đến ngân sách, như sự phá sản của một nhà thầu hoặc một công nhân rút lui khỏi dự án, việc có sẵn các kế hoạch dự phòng là rất quan trọng.
Khi bạn lập kế hoạch cho dự án, hãy xác định các rủi ro tiềm ẩn, như đã đề cập ở trên, tạo ra kế hoạch chi tiết để đối phó với mọi tình huống tiềm năng có thể tác động đến ngân sách của bạn.
Ví dụ, có thể tạo sẵn danh sách các thợ hàn dự phòng để đảm bảo rằng việc hàn không bị gián đoạn nếu có sự cố xảy ra với những người thợ đang làm việc.
Một gợi ý quan trọng là tận dụng kiến thức và ý kiến của nhóm làm việc của bạn để xác định các rủi ro cụ thể liên quan đến dự án. Họ có thể có những thông tin quý báu về những vấn đề tiềm ẩn mà bạn chưa nhận thấy. Việc này có thể giúp bạn xây dựng các kế hoạch dự phòng hiệu quả.
5. Lựa chọn nhà thầu phụ đáng tin cậy
Như đã đề cập, nhà thầu phụ không phải là nhân viên của bạn và thường là nguồn gốc của sự chậm trễ và tăng chi phí trong dự án xây dựng. Các vấn đề có thể xuất phát từ việc họ không tuân thủ thời gian hoặc không hoàn thành công việc theo tiêu chuẩn. Có thể còn có sự cố trong việc liên lạc với họ.
Vì vậy, quan trọng là bạn thiết lập một đội ngũ nhà thầu phụ đáng tin cậy mà bạn có thể hợp tác suốt thời gian dự án, thay vì phải tìm kiếm nhà thầu mới trong tình huống khẩn cấp.
Một gợi ý quan trọng là sau mỗi dự án, bạn nên đánh giá và xếp hạng hiệu suất của các nhà thầu phụ. Bằng cách xây dựng một cơ sở dữ liệu về các nhà thầu phụ này, bạn có thể tận dụng thông tin này khi chuẩn bị cho dự án tiếp theo của mình, đảm bảo lựa chọn những đối tác đáng tin cậy, có hiệu suất tốt.
Xem thêm: Hướng dẫn cách kiểm tra tường, bê tông và các yếu tố khác trong xây dựng
6. Hạn chế thay đổi trong hợp đồng xây dựng
Các thay đổi trong hợp đồng là nguồn gốc tiềm ẩn của các chi phí không kiểm soát trong dự án xây dựng. Tổng thầu thường phải tiến hành các thay đổi đơn đặt hàng theo yêu cầu của khách hàng, điều này có thể dẫn đến sự gia tăng chi phí đáng kể.
Bằng cách hạn chế các thay đổi đơn đặt hàng trong hợp đồng, đặc biệt trong trường hợp khẩn cấp hoặc do lỗi của chính bạn, bạn có thể giảm thiểu thiệt hại đối với lợi nhuận cuối cùng của dự án. Điều này có thể dẫn đến việc tiết kiệm đáng kể chi phí trong các dự án tương lai.
Một lời khuyên quan trọng là xây dựng một bản kê khai công việc cụ thể và rõ ràng, có thể loại bỏ hoặc giảm thiểu nhiều thay đổi đơn đặt hàng. Hãy duyệt kế hoạch cẩn thận với khách hàng khi bắt đầu dự án để quản lý các kỳ vọng, đảm bảo sự hiểu biết về phạm vi công việc để tránh thay đổi đơn đặt hàng không cần thiết.
7. Tiến hành đánh giá sau mỗi dự án để tối ưu hóa quy trình làm việc
Cho dù bạn đã quản lý chi phí dự án hiệu quả hay gặp khó khăn với ngân sách, việc thực hiện đánh giá sau mỗi dự án là một bước quan trọng để cải thiện quy trình làm việc.
Xem xét cùng với các bên liên quan để xem rút ra bài học từ mỗi dự án. Xác định nguyên nhân gây ra vượt dự toán ngân sách, xem xét những gì đã được thực hiện đúng và những gì cần cải thiện trong các dự án tiếp theo.
Lời khuyên quan trọng là tiến hành đánh giá dựa trên dữ liệu. Tạo nhiều báo cáo từ nhiều góc độ khác nhau, bao gồm các chỉ số về thay đổi đơn đặt hàng, sử dụng thiết bị, lao động. Bằng cách xem xét mọi khía cạnh của dự án, bạn sẽ thu thập thông tin quý báu để cải thiện quy trình làm việc trong các dự án tương lai.
8. Sử dụng phần mềm quản lý xây dựng
Trong việc kiểm soát chi phí xây dựng, sử dụng phần mềm là điều không thể thiếu, đặc biệt khi bạn đối mặt với các dự án quy mô lớn. Phần mềm quản lý xây dựng không chỉ giúp bạn theo dõi tình hình tài chính mà còn có khả năng tạo báo cáo hàng ngày trong xây dựng, quản lý kế hoạch và lịch trình, tối ưu hóa quy trình xây dựng, thực hiện đấu thầu, và nhiều nhiệm vụ quản lý xây dựng khác.
Hãy thử nghiệm và xem xét một số tùy chọn phần mềm trước khi quyết định. Nó quan trọng vì một nền tảng được đánh giá cao không nhất thiết phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp của bạn. Bạn cũng có thể hỏi ý kiến các công ty có kinh nghiệm triển khai phần mềm quản lý xây dựng để nhận được sự tư vấn. Tham khảo kinh nghiệm của họ có thể giúp bạn tìm ra giải pháp tốt nhất cho mục tiêu của bạn.
DK HOUSE hy vọng rằng thông tin trong bài viết này sẽ cung cấp giá trị và kiến thức hữu ích về cách kiểm soát, chống phát sinh kinh phí lớn trong xây dựng.
Nếu bạn đang tìm kiếm sự tư vấn về thiết kế, thi công nhà ở hoặc có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua số hotline: 0868654588 hoặc 0934197845 hoặc truy cập trang web của chúng tôi. Đội ngũ chuyên gia tư vấn của DK HOUSE sẽ luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn miễn phí.
Xem thêm:
